KEY POINTS
- In un ufficio regolatorio non esiste lavoro grande e lavoro piccolo: il modo in cui curi l’aggiornamento di routine è lo stesso con cui affronterai la registrazione che vale l’anno.
- Le cose che contano davvero non sono competenze tecniche, ma posture: come tratti l’incertezza, come scegli le priorità, come documenti, come reagisci all’errore, e dove metti il pavimento.
- Sono facce di un’unica postura. La qualità, come la sciatteria, è frattale.
Nei monasteri zen c’è una pratica che si chiama samu. È il lavoro manuale: spazzare il pavimento, tagliare le verdure, lavare le ciotole, spaccare la legna. Non è una pausa dalla meditazione, è meditazione.
Si racconta che un maestro, per capire la stoffa di un novizio, non lo guardasse mentre officiava una cerimonia importante, ma mentre spazzava il cortile. Perché nella cerimonia ci si controlla, mentre nel gesto piccolo, quello che si crede non conti, viene fuori chi sei davvero.
Da questa idea è nata una frase che circola da decenni, attribuita di volta in volta a un saggio diverso, segno che nessuno sa chi l’abbia detta per primo e che a tutti sembra vera. The way you do anything is the way you do everything. Il modo in cui fai una cosa è il modo in cui le fai tutte. Non è una massima da poster motivazionale. È un’osservazione spietata sulla natura del carattere professionale: non esiste un te accurato per le occasioni che contano e un te distratto per il resto. Esiste un solo modo di lavorare, e si manifesta tanto nel gesto minimo quanto in quello solenne.
Ho pensato a lungo a cosa significhi questo per chi dirige un ufficio regolatorio. Perché un responsabile non impone uno standard a parole, lo incarna nei gesti. E i suoi collaboratori non imparano da ciò che dice nelle riunioni, imparano da come lui stesso tratta la pratica più banale. Un ufficio non si giudica dal suo dossier migliore. Si giudica dal suo atto più distratto.
Quando ho provato a distillare le cose che contano davvero in questo mestiere, mi sono accorto che non erano competenze, ma posture. E che erano poche.
L’incertezza si rende leggibile, non si nasconde
La tossicologia regolatoria è fatta di incertezza, ne ho scritto altrove. Lavoriamo con NOAEL borderline, con read-across in cui la sostanza analoga non è mai un gemello perfetto, con DNEL costruiti applicando fattori di valutazione che sono, in fondo, giudizi vestiti da numeri. Il punto non è eliminare questa incertezza, è impossibile. Il punto è come ci si sta dentro.
Ci sono due errori opposti, ed entrambi sono fatali. Vendere certezze che non si hanno, presentando un valore stimato come se fosse misurato. E nascondere incertezze che si hanno, seppellendo un’assunzione fragile sotto un linguaggio sicuro. La postura giusta è una sola: rendere l’incertezza leggibile.
Dichiarare le assunzioni del read-across invece di lasciarle implicite. Separare, in un Chemical Safety Report, ciò che sappiamo da ciò che inferiamo. Un CSR che mostra dove i dati sono robusti e dove camminano sull’analogia vale dieci volte uno che presenta tutto con la stessa fasulla sicurezza.
E qui sta il punto frattale. L’analista che si abitua a dichiarare l’incertezza in una valutazione minore la dichiarerà anche in quella decisiva. Quello che impara a barare in piccolo, “tanto è una sostanza a basso tonnellaggio”, barerà in grande senza nemmeno accorgersene. Un ufficio incapace di dire “non lo so ancora” non è un ufficio sicuro di sé. È un ufficio che fabbrica false sicurezze, e le false sicurezze esplodono sempre, e sempre nel momento peggiore.
La scadenza è rumorosa, il rischio è muto
Il responsabile regolatorio governa una risorsa scarsissima: il tempo dell’esperto. Non può proteggere tutto allo stesso modo, e il primo errore manageriale è fingere di poterlo fare. Le priorità si scelgono. La domanda è secondo quale criterio.
Il criterio sbagliato, e il più diffuso, è il rumore. La cosa che grida più forte cattura le risorse: il cliente che telefona arrabbiato, la scadenza che incombe la settimana prossima, la email del commerciale con tre punti esclamativi. Il criterio giusto è la conseguenza. La sostanza CMR con esposizione del consumatore conta più della miscela a basso pericolo che però ha la scadenza più vicina. La restrizione PFAS in consultazione, che ridisegnerà mezzo portafoglio, conta più della pratica urgente che urge solo perché qualcuno l’ha lasciata indietro. Il rischio reale, quello che riguarda la salute di persone in carne e ossa, quasi mai fa rumore. Sta zitto, mentre la scadenza strilla.
Decidere a freddo dove “abbastanza buono” è una scelta razionale e dove serve solo l’eccellenza è il vero lavoro del responsabile. Su un intermedio a uso confinato, in basso tonnellaggio, una valutazione robusta ma essenziale è saggia allocazione di risorse. Su un interferente endocrino destinato a un articolo di consumo, l’unico standard accettabile è il massimo. Chi non fa questa cernita la subisce: lascia che sia il calendario a decidere la qualità, e il calendario è il peggior tossicologo che esista.
Una valutazione non documentata non è mai avvenuta
C’è un fatto del nostro mestiere che chi è alle prime armi non immagina: la dossier evaluation di ECHA può arrivare anni dopo la registrazione. Quando arriva, e chiede conto del perché hai scelto quel fattore di valutazione, perché hai applicato il read-across qui e il worst-case là, perché la tua autoclassificazione diverge da quella di un concorrente nell’inventario C&L, succede una di due cose. Il registrante che aveva documentato il proprio ragionamento risponde in una settimana. Quello che non l’aveva fatto riapre tutto da capo, ammesso che le persone che decisero allora lavorino ancora lì.
La documentazione non è burocrazia. È giudizio reso esterno, staccato dalla testa di chi l’ha prodotto e reso disponibile a uno sconosciuto: l’ispettore, il successore, te stesso fra cinque anni quando non ricorderai più nulla.
Una decisione regolatoria che non è documentata, dal punto di vista regolatorio, non è mai avvenuta.
Esiste solo se qualcuno, in futuro, può ricostruire perché è stata presa, su quali dati, e da chi. E di nuovo il principio è frattale. L’ufficio che annota tutto a voce, che tiene il sapere nella testa di una persona sola, è un ufficio che perde la memoria ogni volta che qualcuno cambia lavoro. Il sapere che vive in una sola testa è già perduto.
L’errore si fa emergere, non si insabbia
Ogni ufficio sbaglia. Chi sostiene il contrario, o non ha capito il mestiere o non lo fa da abbastanza tempo. La domanda vera non è come si evitano gli errori, sarebbe ingenua, ma cosa si fa quando l’errore è già lì, dentro un dossier già depositato, sotto la propria firma.
L’esempio è concretissimo, e prima o poi capita a tutti. Ti accorgi che un DNEL in una registrazione vecchia di due anni si fondava su uno studio che hai interpretato male, o che una classificazione era troppo blanda alla luce di un dato che allora avevi sottovalutato. A quel punto la strada si biforca. C’è l’ufficio che riapre il fascicolo subito, lo corregge, aggiorna la scheda e avvisa i clienti. E c’è l’ufficio che chiude il cassetto sperando che nessuno se ne accorga, che la dossier evaluation guardi altrove, che l’errore resti sepolto. Sono due modi opposti di stare al mondo, e nessuno dei due è un incidente isolato: sono un’abitudine.
Questa è la postura più frattale di tutte, e la più rivelatrice. Il modo in cui tratti l’errore piccolo, quello che davvero “nessuno noterà mai”, è esattamente il modo in cui tratterai quello grosso, quello che fa male. Si comincia col tollerare una piccola incongruenza perché correggerla è scomodo, poi una un po’ meno piccola, e a furia di accettare scostamenti si finisce per non vedere più dove fosse il pavimento. È un meccanismo noto, lo chiamano normalizzazione della devianza, e ha preceduto disastri ben più gravi dei nostri. In un ufficio regolatorio comincia sempre dallo stesso punto: un errore minore che si è scelto di non far emergere.
Dove metti il pavimento, e se lo difendi
L’ultima postura è la più scomoda, perché non è tecnica, è di carattere. La conformità è il pavimento, non il traguardo. Ma il pavimento va messo da qualche parte, e soprattutto va difeso quando qualcuno spinge per abbassarlo.
Le pressioni arrivano sempre nello stesso modo, mai brutale. È il commerciale che chiede se non si può evitare di menzionare quello studio di genotossicità un po’ scomodo. È la direzione che ha già fissato la data di lancio e ha bisogno della tua firma entro venerdì. È il cliente che vorrebbe un dossier appena più “morbido”. Ogni volta che dici no metti a rischio qualcosa di concreto. Ma ogni volta che dici sì quando dovresti dire no, scarichi quel rischio su qualcuno che non conosci e non ti ha chiesto nulla.
Qui si gioca l’unico vero capitale di un ufficio regolatorio, che non sono le competenze né i software: è la credibilità. Si costruisce lenta, una valutazione onesta dopo l’altra, e si brucia in un istante. Vale tutta nel secondo in cui dici “questo non passerà” davanti all’autorità o alla tua stessa direzione, e ti credono senza chiedere prove. Un responsabile che ha ceduto una volta di troppo perde quel credito, e con esso la sola cosa che rendeva utile la sua funzione.
La scopa e la cerimonia
Si sarà notato che queste cinque posture non sono davvero cinque cose. Chi rende leggibile un’incertezza è la stessa persona che documenta con onestà e che fa emergere un proprio errore, perché tutte e tre nascono dal rifiuto di fingere. Chi sceglie le priorità per conseguenza è lo stesso che tiene il punto sotto pressione, perché entrambe richiedono di guardare oltre il rumore del momento. È sempre il medesimo modo di stare dentro il mestiere, visto da angoli diversi.
Ed è per questo che il modo in cui un ufficio tratta la pratica più insignificante predice esattamente come affronterà quella che vale tutto. La sciatteria non resta confinata dove nasce, si propaga. Il rigore nemmeno: si propaga anche lui. Il responsabile che corregge con la stessa cura una scheda di routine e una registrazione strategica non sta sprecando attenzione sulla cosa piccola. Sta insegnando, col solo esempio, che cosa significa lavorare bene, e quella lezione vale più di qualunque procedura scritta.
Il maestro zen lo sapeva. Per capire chi avesse davanti non guardava la cerimonia. Guardava come il novizio teneva la scopa. Anche un ufficio regolatorio, alla fine, si giudica così.
Riferimenti L’aforisma “the way you do anything is the way you do everything” circola in varie attribuzioni e non ha una paternità accertata; la sua radice è nella tradizione zen del samu. Sul tema, S. Suzuki, Mente zen, mente di principiante, Astrolabio, 1976.
Sono Fabio Lunghi, Chimico con Master in ‘Valutazione e controllo del rischio tossicologico’ all’Università di Pavia. Aiuto le aziende a navigare il complesso mondo della conformità normativa (REACH, CLP, Biocidi) attraverso consulenze mirate, valutazioni del rischio e formazione.